Thư ký là một vị trí công việc mà hầu hết các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần. Công việc của họ thường là quản lý văn thư, hành chính, soạn thảo các văn bản, hỗ trợ việc lên kế hoạch và tổ chức thực hiện, đối nội đối ngoại khi cần thiết… Chính vì vậy, ngoài các kiến thức chuyên môn, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên ứng tuyển vị trí thư ký phải có các kỹ năng mềm đủ để có thể độc lập xử lý mọi tình huống.
Tham khảo các CV mẫu đẹp và chuyên nghiệp được nhà tuyển dụng đánh giá cao trên VietCV, có 5 kỹ năng bạn nên đưa vào CV ứng tuyển vị trí thư ký.
Khả năng giao tiếp tốt
Thư ký là công việc đòi hỏi bạn phải khéo léo và linh hoạt trong giao tiếp với sếp, với đồng nghiệp, với đối tác, khách hàng… Vì thế trong CV, bạn nên nhấn mạnh đến việc bạn không chỉ thành thạo khi giao tiếp bằng văn bản như viết email, soạn thảo các văn bản, báo cáo công việc hàng ngày… mà khả năng sử dụng ngôn ngữ nói cũng linh hoạt, dễ hiểu, dễ nhớ. Bạn có khả năng ghi nhớ tốt và biết cách truyền đạt lại chính xác, đầy đủ các yêu cầu công việc từ sếp hay quản lý đến các cá nhân hay bộ phận, phòng ban.
Để chứng minh khả năng giao tiếp tốt của bạn, bạn có thể viết bạn có mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp, với sếp, khách hàng… ở các công ty cũ. Và điều này sẽ không khó để kiểm chứng nếu nhà tuyển dụng muốn biết.
Bạn cũng cần làm nổi bật khả năng sử dụng một hoặc nhiều ngôn ngữ các quốc gia khác ngoài tiếng mẹ đẻ của bạn. Đây cũng là một lợi thế trong CV của bạn.
Có khả năng lập kế hoạch và sắp xếp tổ chức
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ với các phần mềm nhắc việc hay các trợ lý ảo như Cortana, Siri, Google Assistant… càng cho thấy nếu bạn muốn được chọn vào vị trí thư ký bạn cần thành thạo khá nhiều kỹ năng. Một trong số đó là khả năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, đó là kỹ năng mà chưa một trí tuệ nhân tạo nào có thể thay thế bạn.
Bởi bạn là cánh tay đắc lực của sếp nên bạn sẽ hiểu và sớm tiếp thu được những ý tưởng, kế hoạch của sếp và cần lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sao cho hiệu quả nhất. Trong CV, bạn có thể đưa một vài ví dụ bạn đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện hiệu quả tại công ty, doanh nghiệp cũ như thế nào. Đó chắc hẳn sẽ là điểm cộng và lợi thế của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.
Kỹ năng làm việc nhóm
Bên cạnh khả năng làm việc độc lập thì làm việc nhóm cũng là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho khá nhiều vị trí công việc nhất là với vị trí thư ký. Trong các công ty, doanh nghiệp, với mỗi phòng, ban, hay các hạng mục công việc, dự án lớn, nhỏ có thể cần thư ký tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp. Vì thế thành thạo kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp công việc thuận lợi, trôi chảy hơn.
Bạn có thể đề cập trong CV về kỹ năng làm việc nhóm như bạn biết phối hợp với các thành viên trong nhóm, là cầu nối liên tục, thông suốt giữa nhóm và quản lý… Trong CV ứng tuyển bạn đừng quên liệt kê những hoạt động nhóm hiệu quả mà bạn đã tham gia để tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng.
Quản lý thời gian hiệu quả
Với nghề thư ký, bạn không chỉ quản lý thời gian cho mình mà bạn còn quản lý thời gian cho sếp. Vì thế bạn vừa phải nắm vững kế hoạch, vừa phải biết sắp xếp, giám sát công việc. Thư ký còn cần sắp xếp thời gian đi công tác, tham gia tổ chức các sự kiện, cần nắm rõ thời gian và địa điểm, biết cách tính toán thời gian, phương tiện di chuyển hợp lý nhất…
Vì thế, nếu bạn không có kỹ năng sắp xếp thời gian bạn sẽ khó thể đảm nhiệm tốt công việc thư ký này. Trong CV bạn nhất định phải làm rõ kỹ năng quản lý thời gian để nhà tuyển dụng thấy được bạn đúng là ứng viên họ đang tìm kiếm.
Ham học hỏi và nhạy bén trong xử lý tình huống
Nghề thư ký đòi hỏi bạn khá đa năng trong công việc, có hiểu biết rộng về xã hội và có khả năng thích ứng cao với mọi hoàn cảnh. Bạn có thể hiểu biết không sâu về một lĩnh vực nhưng bạn nên hiểu rộng, có thể mỗi lĩnh vực hiểu biết sơ bộ để nắm được vấn đề khi làm việc cùng các phòng ban.
Muốn làm được điều đó thì thường xuyên học hỏi là điều cần thiết. Đồng thời bạn cần thể hiện rõ sự nhạy bén trong xử lý tình huống trong CV xin việc bằng cách đưa ra một số tình huống tiêu biểu và hướng xử lý của bạn.
Tóm lại, với CV ứng tuyển vị trí thư ký bạn nên làm nổi bật 5 kỹ năng trên một cách khéo léo cho thấy mức độ am hiểu và thành thạo với nghề của bạn. Bạn cũng nên lưu ý trình bày ngắn gọn, cô đọng và chọn lọc tốt các ví dụ, hay các tình huống minh họa cụ thể và chính xác để tăng thêm sức thuyết phục.
